Rechtbank Overijssel investeert in digitale toekomst
19 april 2022Bron: Trema 6 / voorjaar 2022
Online zittingen moeten een integraal onderdeel worden van de gereedschapskist die rechters gebruiken om recht te doen, vinden ze in Overijssel.
De rechtbank, met locaties in Almelo, Zwolle en Enschede, loopt met online zitten graag voorop. ‘We zeggen niet: alles moet digitaal, maar we willen wel goed nadenken waar het kan en hoe we kansen kunnen grijpen. Tijdigheid, toegankelijkheid en transparantie zijn doelstellingen die wij als rechtspraak stellen. Online zitten hoort daarbij.’
Natuurlijk was het schakelen in maart 2020. Rechtbanken dicht, iedereen thuiswerken, zoiets had Tom de Vries niet eerder meegemaakt. De IT-manager van de rechtbank Overijssel – ‘officieel ben ik business coördinator, maar niemand weet wat de afkorting BuCo betekent’ – kreeg van het gerechtsbestuur een duidelijke opdracht mee: investeren. ‘Al voor corona uitbrak, beschikten alle rechters en juridisch medewerkers over een ultrabook en een smartphone,’ vertelt De Vries, terwijl hij over een wirwar van elektrische draden stapt. ‘De slag naar een flexibele werkplek was al in 2015 gestart, dat gaf ons een zekere voorsprong. We konden zelfs veel administratief medewerkers van apparatuur voorzien.’ Maar dat rechters in 2020 vanuit hun eigen huis zittingen zouden houden, kon ook de IT-manager niet vermoeden. ‘Corona heeft ons wat dat betreft veel geleerd.’
Carte blanche
Zodra het kon, organiseerde de rechtbank Overijssel digitale zittingen. Zowel vanuit huis als vanuit de rechtbank. De Vries kreeg min of meer carte blanche om de nodige apparatuur aan te schaffen. Hij begon met een aantal verrijdbare Skype-schermen en schafte losse camera’s aan die op de schermen konden worden gemonteerd. Het nadeel daarvan werd al snel duidelijk: ‘De rechters zijn op die camera’s alleen van een zekere afstand te zien, dus de partijen zien in de verte drie poppetjes, terwijl ze zelf groot in beeld zijn.’ Een tweede nadeel was dat partijen elkaar niet konden zien. Ook nadat De Vries meer geavanceerde schermen en dito camera’s had aangeschaft – waarmee inmiddels via MS teams kan worden gewerkt – bleef het totaalplaatje van een zitting een probleem. De architectuur in Zwolle werkt niet mee. De intieme zittingszalen met een rond forum in het centrum en de publieke tribune horizontaal geschikt daarachter bieden te weinig ruimte om grote digitale videoschermen plus camera’s naast elkaar te plaatsen. ‘Wil je nieuwe apparatuur neerzetten, loop je tegen het verdachtenbankje aan,’ zoals De Vries laat zien. ‘Dat zijn de beperkingen waarmee we het moeten doen.’
‘De architectuur in Zwolle werkt niet mee ‘
In beton gegoten
Nu de pandemie bestreden lijkt en vrijwel alle corona-maatregelen zijn opgeschort, worden overal in het land de fysieke zittingen opgepakt. Ook in Zwolle zijn op een donderdagmiddag vrijwel alle zittingszalen bezet. Ondertussen zijn De Vries en zijn collega’s drukdoende om zittingszalen 1 en 2 geïntegreerd in te richten voor online zittingen. Bij de rechtbanken Zeeland-West Brabant en Gelderland gebeurt hetzelfde. De aanbesteding voor de nodige apparatuur en software loopt, binnenkort zijn er de eerste sessies met gebruikers (lees: rechters en juridisch medewerkers). Het geluid wordt in de “online zalen” geïntegreerd en er komen meerdere camera’s zodat iedereen altijd goed is te zien. Daarnaast komt er, naast de twee verrijdbare scherminstallaties, een groot scherm waarop de rechters alle partijen kunnen zien. ‘Misschien dat we dat aan de publiekstribune moeten hangen, want anders is er geen ruimte. Het meubilair is in beton gegoten en de banken kunnen niet worden verplaatst.’ Dat Almelo een nieuw gerechtsgebouw krijgt, is wat dat betreft een voordeel. Het is de bedoeling dat in het nieuwe gerechtsgebouw elke zaal geschikt is voor online zittingen.
Digitale smeerolie
Voorlopig zullen de meeste online zittingen via MS Teams lopen, maar De Vries sluit niet uit dat de rechtspraak op termijn gebruik zal kunnen maken van een apart platform (zie het interview met IVO Rechtspraak elders in dit nummer). De raadkamer gevangenhouding en de vreemdelingenkamer maken voorlopig nog gebruik van de al bestaande telehoorvoorzieningen. Openbare zittingen kunnen inmiddels digitaal worden bijgewoond via een aparte inlogstream, die ook via Teams loopt. ‘We hebben dus twee aparte ingangen voor publiek en partijen. We husselen niet.’ Om de rechters te ontlasten, heeft Zwolle inmiddels een zogeheten amanuensis in dienst die voorafgaand aan en tijdens de zitting alle technische ondersteuning kan verzorgen. ‘Dat is onze digitale smeerolie. Rechters kunnen zich nu volledig focussen op de inhoud van de zitting, zonder zich druk te hoeven maken of het geluid het wel doet.’
Staande ovatie
Dat Overijssel zoveel investeert in digitale middelen, is volgens bestuurslid Mark van de Streek een kwestie van ambitie. ‘We willen landelijk vooroplopen als het om online werken gaat.’ De reden daarvoor is vooral maatschappelijk. ‘De rechtspraak wil toegankelijk zijn, werkt aan tijdigheid en laagdrempeligheid. Online zitten is een middel om dat te bereiken. Partijen vragen erom. Bij de aftrap van het gerechtelijk jaar in november 2021 kregen we een staande ovatie van het Openbaar
Ministerie en de advocatuur, omdat we als rechtbank zo flexibel waren geweest.’
‘Advocaten geven aan het echt heel fijn te vinden dat ze niet meer drie uur heen en weer hoeven te reizen voor een raadkamer van 10 minuten. Minder reisbewegingen is bovendien duurzamer. We zeggen niet dat alles vanaf nu maar digitaal moet, maar we willen wel goed nadenken waar het kan en hoe we kansen kunnen grijpen.’
Volgens bestuurslid Elmy Elderman is de digitale ontwikkeling niet ingegeven door efficiencyoverwegingen. ‘Online zitten is in elk geval niet goedkoper, het kost nogal wat. Het gaat ons eerder om de mindset. We blijven fysieke zittingen aanbieden, maar als partijen aangeven liever online te willen, moeten we daar wel naar luisteren. De discussie over online zittingen is wat dat betreft niet zwart-wit.’
Faciliteren en stimuleren
Vooralsnog is het de rechter die, gehoord de partijen, beslist of een zittingen online plaatsvindt of niet, zegt Elderman. ‘Het bestuur gaat niet zeggen wanneer wel en wanneer niet online mag worden gezeten. We willen alleen mensen faciliteren en stimuleren om kansen te zien. De discussie moet in de teams worden gevoerd.’ Elderman, die zelf nog regelmatig als straf- en soms als bestuursrechter zittingen doet, kent de bezwaren tegen online zittingen. ‘De beleving online is anders dan fysiek. De communicatie is via een scherm soms wat zakelijker, qua emotie en sentiment krijg je digitaal wat minder mee. Ja, er zijn risico’s dat mensen online opnames maken, daar moeten we over nadenken. Maar dat risico bestaat fysiek ook, we moeten er alleen mee leren omgaan.’ Hetzelfde geldt voor ongewenste beïnvloeding van partijen buiten beeld. Elderman noemt het voorbeeld van een kindverhoor in familiezaken. ‘Een kind dat met een iPad op zijn bed zit, kan zich thuis veiliger voelen dan in een rechtbank. Ja, en er kan iemand ongewenst achter de deur staan die het kind influistert wat het moet zeggen. Maar ook bij fysieke zittingen kan sprake zijn van druk. Het is aan de rechter om die inschatting te maken.’
‘Online zitten is niet goedkoper, het gaat ons om de mindset ‘
Maatschappelijke opdracht
De angst dat in de cloud privacygevoelige gegevens niet veilig zijn, is volgens Van de Streek begrijpelijk, maar vaak onterecht. ‘Aandacht voor beveiliging van systemen van de rechtspraak is belangrijk, maar de cloud is niet zo gevaarlijk als sommigen doen voorkomen. Onze IT-specialisten zorgen ervoor dat de benodigde beveiligingsmaatregelen zijn getroffen. Daarnaast wordt de veiligheid steeds gemonitord, en worden als dat nodig is aanvullende maatregelen genomen. Verhef het gevaar van digitalisering niet tot mythe.’
Ondanks het feit dat fysieke zittingen vooralsnog de voorkeur krijgen, verwacht Elderman dat in de loop van de tijd meer zaken online zullen worden afgedaan. ‘We breiden het aanbod uit en halen barrières weg. Dat is ook onze maatschappelijke opdracht. Online zittingen geven mensen meer mogelijkheden hun recht te halen. Neem verkeerszaken op grond van de Wet Mulder. Ik weet zeker dat er heel wat mensen zijn die een in hun ogen onterechte boete maar betalen, omdat ze geen dag vrij kunnen of willen maken om helemaal naar de rechtbank te komen. Maar als ze een uurtje kunnen inloggen, wordt het een ander verhaal. Tijdigheid, transparantie en toegankelijkheid zijn doelstellingen die wij als rechtspraak stellen. De mogelijkheid om online te zitten hoort daar gewoon bij.’
